“E-Mails an mich gehen verloren”

Ein leider häufigeres Problem ist der gefühlte Verlust von E-Mails. Das bedeutet, Kunden glauben, dass E-Mails an sie nicht ankommen, sondern von einem ominösen Spamfilter oder was-auch-immer abgewiesen werden.

Leider liegt die Ursache aber fast immer beim Absender. Wenn wir eine E-Mail nicht annehmen sollten, dann hat das seinen Grund (z.B. Virus enthalten, Server auf Blacklist, etc.). Aber in diesem Fall lehnen wir die E-Mail schon während der SMTP-Verbindung ab, d.h. der Absender sollte von seinem Mailserver eine aussagekräftige Fehlermeldung bekommen. Der Betrieb des Mailclusters ist somit zwar etwas aufwendiger, weil wir während der SMTP-Session auf Viren und Spam filtern statt alles in Ruhe in einer Queue abzuarbeiten. Aber nur so können wir zuverlässige Fehlermeldungen erzeugen statt die E-Mail-Welt mit Bounces an gefälschte Absenderadressen zuzumüllen.

In den wenigen Fällen, in denen der Fehler nicht beim Absender liegt, liegt er dann meist bei unserem Kunden. Der Klassiker: irgendein Rechner im Kundennetzwerk ruft parallel auch die E-Mails ab, und löscht diese anschließend auf dem Server…

Würde der Absender einfach nur die Fehlermeldung lesen, wäre eigentlich klar, warum seine Mail nicht bei unserem Kunden angekommen ist. Aber durch die Desensibilisierung mit “Postmaster”-Mails schaut sich das wohl kaum noch jemand an, sondern vermutet irgend ein technisches Problem. :-(

Aus Kulanz führen wir gerne E-Mail-Recherchen durch und belegen den Kunden anhand der Logfiles, was mit bestimmten Mails passiert ist. Die häufigsten Probleme sind:

  • “Inhouse-Mailserver” in Form von schlecht konfigurierten Exchange-Servern, die über eine dynamische DSL-IP-Adresse direkt Mails versenden wollen (und dann natürlich regelmäßig auf Blacklists stehen)
  • unfähige Provider, die in der Domain als MX eine IP-Adresse statt einem Hostnamen eintragen
  • Spam-Schleudern (”ich habe Ihnen doch nur eine Word-Datei schicken wollen” -> wegen Virus abgelehnt…
  • zwischengeschaltete Spam-Appliances, die etwas zu großzügig filtern, oder abgestützte lokale Virenscanner

6 Bemerkungen zu ““E-Mails an mich gehen verloren””

  1. Sirko

    Windows-Mailserver-”Admins” sind auch ein ganz eigenartiges Volk. Ich hatte mal so einen am Telefon, der mit immensem Halbwissen ausgestattet, die ganze Zeit ungefragt Produkt-Empfehlungen gab;-)

  2. Timo

    … und doch gibt’s Windows-Mailserver-Admins, die einfach ein homogenes Netz wollen und sich in so weit mit der Materie auskennen, dass sie einen einwandfreien Server in die Internet-Landschaft setzen. Exchange ist ja nicht per se schlecht.

  3. Wuschel

    Warum sollte man es nicht gleich richtig rum machen? Mein Arbeitgeber migriert gerade den Großteil der Clients (Anzahl im oberen vierstelligen Bereich) auf Linux - das gibt dann auch ein homogenes Netz. ;-) Gut, der schmerzhafte Preis ist dann der fast zwingende Einsatz von Notes, wenn man eine Groupware für entsprechend hohe Nutzerzahlen und mit diversen Features haben möchte…

  4. adlerweb

    Just one file: winmail.dat…

  5. Klaus Keppler

    Na, wollen wir doch mal nur aufgrund dieser lächerlichen Kleinigkeiten (proprietäres “winmail.dat”, keine Message-IDs in Outlook2003-SMTP) nicht wieder das klassische Outlook-Bashing starten.

    Sendmail ist auch nicht gerade ein Glanzlicht der Mailserver-Produkte. Ob man nun M4-Makros schreibt oder sich durch Registries klickt, ist vergleichbar gewöhnungsbedürftig.

    Wichtig ist wohl eher, dass derjenige, der einen Mailserver betreut, sein Handwerk auch ordentlich beherrscht. :-)

  6. Leslie Schnee

    Hehe, das is voll der Standard.. Die Krönung ist noch:
    “E-Mails an mich kommen nicht an, bei allen anderen Providern geht’s aber”.. :-)

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